困ったこと、苦労したことはメモに残す

庶務二年目となり、昨年度苦労したことを出来るだけ活かしていきたいと思っている今日この頃です。

今日は、私が普段から実践している「メモ」についてご紹介したいと思います。

困ったそのときにすぐに「メモ」

昨年度初めて「庶務」を担当することになった私は、予算・決算の仕組みもわからず、議会対応の流れも知らず、年間500件以上送られてくる照会にヒーヒー言いながら毎日を過ごしていました。

特に苦戦したのが、「決算」の事務。

5月末に出納閉鎖し決算額が確定すると、9月に開催される市議会定例会に向けての資料の準備がはじまります。(普通地方公共団体は、前年度4月~3月に執行した分の支払い等の期限が5月末と決まっており、これを「出納閉鎖」と言います。)

右も左もわからず事務の見通しが立てられなかった昨年度は、効率的に処理することもできず、結果として膨大な時間がかかってしまいました。

局筆頭課の庶務なので、最終的に局内すべての所属の資料をひとつにまとめるのですが、資料が集まったあとで「もっとこうすれば良かった」と後悔することが多かったです。

(心で)泣いていても始まらないので、なんとか形にしたのですが、最終的には“段取りの悪かった自分”を反省するしかありませんでした。

そんな状況だった昨年度の自分に唯一感謝したいのが、「困ったことや反省点、注意すべき点をなぐり書きしたメモを残していたこと」。

決してきれいにまとまったものではありませんでしたが、このメモのおかげで、一年経った今課題を把握し、改善することができています。

ポイントは、困ったそのときにすぐに文字にしておくこと。

毎日タスクが山積みであればあるほど、「落ち着いてから後で書き残そう」と思っていても、“いつか”はやってこないものです。

できれば共有フォルダにメモを残す

自分が残したメモに助けられたものの、そのメモが「共有フォルダに保存したテキスト」であるものと、「紙ベースの資料につけた付箋」の二種類があることに気がつきました。

結果として、当時頻繫に使っていた紙ベースの資料に何気なく付けた「付箋」が、今年度の改善に大きく役立ってくれました。

この「付箋」、私が続投したため処分しませんでしたが、異動になっていたら紙ベースの資料と一緒に処分してしまっていたかもしれません。

少し面倒であっても、誰もが確認できる共有フォルダにメモを残すこと。

今後心掛けていきたい改善点が見つかりました。

メモに残しにくいことは口頭で

「メモに残す」といっても、“コツ”であったり“塩梅”であったり、実際には文字にしにくい部分もあるかと思います。

そういう情報は自分だけの手元メモに残しておいて、引き継ぎのときに忘れずに口頭でお伝えできたらと思っています。

人事異動がつきものの自治体職員だからこそ、“自分が困った事”が異動でリセットされてしまってはもったいない。

後任の方が同じように困ることのないように、メモを残せたらと思います。

 

私の愛読書「自分もまわりもうまくいく!公務員女子のおしごと帳」の62ページにも、著者・村川美詠さんの「みんながわかるメモの残し方」が書いてありますので、よろしければご参考になさってください。

  

本論とは逸れますが、ここで「伝える」方法の一部を整理しておきたいと思います。

  • 全庁掲示板に掲載する
  • 課内の回覧板に掲載する
  • 課のアドレス宛てにメールする
  • 個人アドレス宛てにメールする
  • 電話で口頭で伝える
  • 対面で口頭で、他の職員さんもいらっしゃるときに伝える
  • 対面で口頭で、二人だけのときに伝える
  • メモを残しておく

過不足ないよう、業務が円滑に遂行できるよう「伝える」ことは、時に難しいですが、だからこそ奥深いスキルだと感じています。

日々模索しながら、行政職員として今後も磨きたいスキルの一つです^^

 

お読みいただきありがとうございました。

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