ワーママの書類整理3つのポイント

こんばんは。長女が小学生になり、初めてPTA役員を担うことが決まった金治です。

地域によるのかもしれませんが、私が住んでいる校区では、小学校に在籍している間に少なくとも一度はPTA役員を担うことになっています。

新型コロナウイルス感染症の感染が拡大している状況ではございますが、これも何かのご縁と思い、役員に立候補させていただきました。

平成31年4月に初めて異動してから、仕事では庶務を担当しておりますが、一年間経験してみて最も重要なスキルだと感じたのが、「書類整理力」でした。

今日は、私が自宅で行っている書類整理の方法をご紹介したいと思います。

 

①2穴のリングファイルでインデックスを利用し分類する

今年から、長女の「小学校の書類」、次女の「こども園の書類」、それから「PTAの書類」「子ども会の書類」「自治会の書類」と、多くの書類を管理しなければならなくなったので、自宅の書類管理方法を見直しました。

基本的に、すべて紙ベースのまま2穴ファイルに綴って管理しています。

一枚ずつ写真を撮ってデータで管理する方法も試してみたのですが、結果的に、私にはこの方法が一番しっくりきました。

書類が増えたら見直すことになるかもしれませんが、現時点では、2穴ファイルを三冊使用し、インデックスを用いて中身を分類しています。

小学校やこども園のお手紙については、入学式等で配布された“長期保存するもの”と、一時的に必要な“短期保存するもの(必要な時期が過ぎれば廃棄)”にさらに分けて保存しています

例えば現在は、「新型コロナウイルス感染症拡大防止のための休校のお手紙」などが“短期保存”の分類に入っています。(休校日程等が変更されているため。)

 


②いつも座る席の近くに保管する

先ほどの三冊のファイルを、ダイニングテーブルの背面にある本棚に立てて保管しています。

これは、“いつもの動線”の中で私にとって最も目につきやすく、すぐに書類を取り出しやすい場所だからです。

また家族にとってもわかりやすい場所なので、私が不在の際必要になった場合も、「あの本棚にある〇〇のファイル!」と説明すれば簡単に認識してもらえるようにしています

なお、2穴ファイルのラベルには、ビニールテープを使用しています。

職場であればテプラを利用される方が多いと思いますが、自宅用にテプラを買うには(お値段的に)ちょっと…と思ったので、替わりにビニールテープを貼って油性マジックで記入しています。(100円均一で購入すると、3つも入っていました!^^)

これなら、書類の量が増え、ファイルがいっぱいになったとしても簡単に書き換えることができます。

例えば、今はまだPTA関係の書類が少ないので、PTAの書類は「小学校」のファイルと同じにしていますが、今後増えてきた場合は、ファイルを買い足して綴りかえようと思っています。

未経験のタスクが増加するタイミングなど、将来的な書類の増加量が想定できない場面では、このような弾力性を持っておくことで、未来の自分が落ち着いて作業できるよう工夫しています

 

③閲覧期間の短いことが明らかな書類や、整理する余裕のないときは“とりあえず”バインダーへ

2穴ファイルの他に、キッチン横の収納扉の裏に、バインダーを掛けています。

こども園の献立表など、閲覧する期間が限定されている書類はここに保管して、期間が過ぎたら廃棄しています。

また、仕事が繁忙な時期などは、「とりあえずここに掛けておいてオッケー」と自分を許す場所にしています

平日に書類を見る気持ちの余裕がない日も、「土日まではここでオッケー」。

日々すべてを完璧にこなそうとすると精神衛生上良くないので、私にとって、この“甘やかしバインダー”はとても重要な存在になっています。

加えて、「収納扉の裏」なので、急な来客時には扉を閉めてしまえば見えないことも重要なポイントです(笑)

仕事人、家事人、母親、地域人と、子育て中のワーキングマザーの役割は多岐に渡ります。

一日24時間という限られた時間の中で、心身ともに健康を保ちながらこれらの役割を果たしていくには、取り組む前の書類整理術が大切なのではないかと思っています。

この一年間「庶務」を担当し、書類整理の重要性を痛感したので、今日はこんな話題について書いてみました。

少しでも参考になれば幸いです^^

 

お読みいただきありがとうございました。

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